Hybride werken: dit zijn de risico’s voor jouw medewerkers

*Pling* een berichtje via Teams… Je zit na een lange werkdag ’s avonds op de bank en kunt het toch niet laten om even te kijken wie jou nodig heeft. Herkenbaar? Hybride werken is het nieuwe normaal, maar brengt ook risico’s met zich mee. Hoe zorg je voor de juiste balans tussen werk en privé? Een beleid rondom hybride werken in jouw organisatie helpt om de juiste maatregelen te treffen en de gevaren van 24/7 bereikbaarheid te beperken.

Altijd en overal online? Vermoeiend

Een moderne werkplek zoals die van Microsoft 365 faciliteert alle middelen die je nodig hebt om samen te werken, te vergaderen en snel de juiste informatie te vinden. Thuis of onderweg werken is eenvoudig, omdat je agenda en bestanden in de cloud staan. Hybride werken zorgt voor flexibele en productieve medewerkers, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Zoals:

• Sociale isolatie: als je de hele dag in je eentje op een zolderkamer werkt, dan kan dit leiden tot een gevoel van eenzaamheid. Wij mensen zijn nu eenmaal kuddedieren. Maak het daarom mogelijk om een of enkele dagen per week naar kantoor te komen om samen te werken.
  Communicatieproblemen: als nog niet de juiste faciliteiten zijn ingericht, zoals SharePoint en Teams, dan kan het lastiger zijn om informatie te delen en te communiceren met collega's die op afstand werken.
• Lagere productiviteit: als je altijd bereikbaar en online bent, kun je snel afgeleid raken en het moeilijk vinden om je te concentreren. Dit geldt soms ook voor thuiswerkers. Sommige medewerkers kunnen zich nu eenmaal beter focussen op kantoor, waar geen was ligt en geen kinderen rondrennen.
• Grens werk en privé vervaagt: hybride werken biedt ons flexibiliteit. We kunnen bijvoorbeeld onze kinderen van school halen of boodschappen doen en dat uurtje in de avond inhalen. Dit kan leiden tot een verstoring van de werk-privébalans. Als we niet genoeg rust nemen, dan ligt zelfs overbelasting op de loer.
• Technische problemen: een videocall die hapert vanwege een slechte internetverbinding is erg vervelend. Het is daarom belangrijk dat een medewerker thuis een goede werkomgeving heeft, om soepel en arbotechnisch gezond te kunnen werken.

Beleid voor hybride werken

Als werkgever is het belangrijk om aandacht te besteden aan de risico's die hybride werken met zich meebrengt. Een beleid voor hybride werken helpt medewerkers om te begrijpen wat er van hen wordt verwacht én zorgt voor de juiste balans tussen taken op het werk en verantwoordelijkheden thuis.

We raden je aan om eens samen met HR om tafel te zitten om een beleid omtrent hybride werken voor jouw organisatie op te stellen. En betrek ook de communicatieafdeling om dit beleid vorm te geven en te verspreiden onder alle medewerkers.

Een aantal belangrijke punten die zeker in zo'n beleid moeten terugkomen, zijn:

• Nieuws en updates - Hoe zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van wat er binnen de organisatie en het eigen team gebeurt? Een sociaal intranet is al een stap in de goede richting, maar vergeet ook niet om fysiek bij elkaar te komen.
• Wat willen je medewerkers? - Je kunt zelf van alles verzinnen, maar het is slim om je medewerkers te vragen waar zij behoefte aan hebben. Flexibele werktijden? Het aanpassen van de werkplek op kantoor? Probeer dit mee te nemen in je beleid.
• Het gebruik van technologie - Er moeten duidelijke richtlijnen zijn voor videovergaderingen, de opslag van documenten en beveiliging van gegevens. Denk aan vergaderetiquette tot het geven van namen aan bestanden en documenten.
• Gezondheid - Maak afspraken over bereikbaarheid en gezonde werktijden om medewerkers te behoeden voor een burn-out.
• Evalueer - Hoe gaat het met iedereen? Hoe bevalt het thuiswerken en het werken op kantoor? Door regelmatig te evalueren kun je voor iedereen een fijne werkomgeving creëren. Vergeet ook niet om de productiviteit van medewerkers in de gaten te houden, want het is niet nodig dat dit lijdt onder hybride werken.
• Veiligheid en privacy - In het beleid moeten richtlijnen komen voor het beschermen van persoonlijke gegevens van zowel medewerkers als klanten.
• Training - Niet voor iedereen is videobellen en chatten vanzelfsprekend. Zorg daarom voor voldoende training die is afgestemd op de verschillende behoeften en vaardigheden van medewerkers.

Waak voor de risico’s van een hybride werkomgeving

Hybride werken kan heel handig zijn omdat je overal kunt werken, maar het welzijn van je medewerkers is nog veel belangrijker. Passende technologie en het vaststellen van specifieke richtlijnen in een beleid helpen je hierbij. Want uiteindelijk gaat het niet om waar iemand werkt, maar wat hij of zij doet en wat ervoor nodig is om de werkzaamheden op een productieve, prettige en gezonde manier uit te voeren.

Jouw medewerkers staan centraal bij het inrichten van de moderne werkplek. Waarom? Omdat zij uiteindelijk het succes bepalen van een nieuwe werkomgeving. Op zoek naar een goede (technologische) basis die medewerkers productiever maakt én die je kunt inrichten naar jouw beleid omtrent hybride werken? Wij adviseren je graag. Neem meteen contact met ons op!