BYOD (Bring Your Own Device)

BYOD, ook wel ‘Bring Your Own Device’, is een bedrijfsconcept waarbij het personeel zelf apparatuur mee naar het kantoor neemt om op te werken. Het kan gaan om laptops, tablets en smartphones, maar in sommige gevallen gaat het zelfs om complete desktopapparatuur. Kortom, het gaat hier om bedrijven die zakelijk gebruikmaken van apparatuur die door medewerkers privé is aangeschaft. De BYOD trend wint aan populariteit. Echter, voor u overgaat tot dit concept is het goed om naast de voordelen, ook op de hoogte te zijn van de nadelen die aan deze manier van werken kleven. PHC vertelt u daarom graag meer over de pluspunten, minpunten en de eventuele alternatieven.

Voor- en nadelen van de methode

BYOD is wereldwijd populair onder bedrijven. Dat heeft een aantal belangrijke redenen:

• Het Bring Your Own Device concept kan een flinke kostenbesparing opleveren. Logisch, want wanneer medewerkers op hun eigen laptop en smartphone werken scheelt dat flink in de aanschaf van apparatuur. Al helemaal wanneer onderhoud en eventuele abonnementen ook voor kosten van de medewerker zijn. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat het bedrijf wél de privé-apparatuur financiert, maar zelfs dan kan dit kostenbesparend zijn. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de medewerker liever op zijn eigen, goedkopere, maar handzamere laptop werkt. Bovendien blijkt dat medewerkers die op eigen apparatuur werken minder snel een beroep doen op de IT-helpdesk. Ook hierop kan dus bespaard worden.
• Ook al komen de kosten eventueel voor rekening van de werknemer, het blijkt vaak toch dat het personeel erg positief tegenover het concept staat. De werknemer heeft namelijk zelf de device gekozen en kan hiermee goed uit de voeten. Omdat hij of zij vertrouwd is met het apparaat zien bedrijven die werken volgens de BYOD methode ook minder ‘aanloopproblemen’, veroorzaakt door problemen met de besturing van de apparatuur van de organisatie.
• De eigen meegebrachte apparatuur behoeft in veel gevallen minder onderhoud. Niet alleen omdat medewerkers al beter met hun eigen apparatuur overweg kunnen, maar ook omdat mensen simpelweg geneigd zijn om zorgvuldiger met eigen spullen om te springen.

BYOD klinkt dus als een aantrekkelijke oplossing voor een organisatie. Echter, zoals eerder aangegeven, kleven er ook een aantal nadelen aan deze manier van werken. Het is belangrijk dat u hiervan op de hoogte bent, zodat u uiteindelijk een goed doordachte keuze voor een strategie kunt maken en niet voor verrassingen achteraf komt te staan:

• Lastig managen van devices: voor de IT-afdeling kan het erg lastig worden om alle devices te managen. Dat zijn namelijk niet allemaal dezelfde apparaten, maar heel veel verschillende merken, modellen, programma’s en besturingssystemen. Waar een bedrijf eerst wellicht dacht te besparen op de IT-afdeling (medewerkers die werken op een eigen device hebben de helpdesk minder vaak nodig), kan die besparing uiteindelijk toch flink tegenvallen. Bovendien kan het gebruik van al die verschillende devices leiden tot zeer serieuze beveiligingsrisico’s.
• Wat doet u als bedrijf in het geval van verlies, schade, een virus of zelfs een data lek bij een device? Wie is er verantwoordelijk? Wie draait voor de kosten op? Het kan zijn dat er op het device bedrijfsgevoelige informatie is opgeslagen. Echter: mag de IT-afdeling op afstand de inhoud van het device wissen, ook wanneer de medewerker geen toestemming verleent (bijvoorbeeld omdat er in dat geval ook privégegevens zoals foto’s, video’s en eigen documenten van het apparaat worden verwijderd)? Allemaal zaken waarmee u rekening dient te houden!
• Tegenvallende besparingen. Al deze ‘problemen’ kunnen leiden tot – in tegenstelling wat u wellicht eerder had verwacht – tegenvallende besparingen. Daarbij moet u zich ook nog eens buigen over bijkomende vraagstukken als: gaat u de belkosten betalen of de medewerker? Of gaat u deze deels betalen? Hoe gaat u dat dan inzichtelijk maken en doen? Ook tijd die u dacht te besparen kan dus uiteindelijk flink tegenvallen.

CYOD: het alternatief voor BYOD
Indien u de voordelen van de BYOD methode niet vindt opwegen tegen de nadelen, is er nog een alternatief: CYOD. CYOD staat voor ‘Choose Your Own Device’ en benadert de ‘Bring Your Own Device’ trend van een andere kant. Middels CYOD geeft u uw medewerker nog wel de vrijheid om zelf een apparaat te kiezen, maar dan wel uit een vooraf zorgvuldig samengesteld assortiment. Dit biedt een aantal belangrijke voordelen t.o.v. de BYOD methode:

• Medewerker heeft nog steeds de vrijheid om zelf te kiezen.
• Werkdruk van device-management wordt in sterke mate beperkt. De IT-afdeling kan, met haar expertise, zelf een lijst samenstellen van de volgens hun geschikte apparatuur.
• Het gebruik van “exotische” toestellen en wildgroei wordt voorkomen, waardoor ook beveiligingsrisico’s in sterke mate beperkt worden.
• De CYOD methode biedt werkgevers meer zeggenschap over (het gebruik van) het device.
• Beter beheersbare en voorspelbare kosten.
• Extra keuzevrijheid van BYOD maar met de managed security van eigen hardware.

In veel gevallen kan de CYOD methode daarmee een aantrekkelijk alternatief vormen voor BYOD.

PHC kan u helpen!
Overweegt u een BYOD of CYOD strategie door te voeren. PHC bekijkt graag uw situatie en geeft eerlijk en onafhankelijk advies. Eventueel maken we n.a.v. het advies een plan op maat.

Voorbeeld
Stel u kiest voor het opzetten van CYOD strategie met behulp van de diensten van PHC. In dat geval kunnen onze specialisten voor u een ‘managed webshop’ inrichten, waarin een bedrijfsspecifiek assortiment voor uw werknemers wordt getoond. Vervolgens maken we een plan voor budgetten die aan medewerkers worden toegekend (wat mag het maximaal kosten?). Vervolgens kan er bepaald worden wat er moet gebeuren wanneer een medewerker een toestel wil bestellen dat hoger is dan het budget. We bepalen een aantal opties, bijvoorbeeld:

• Bijbetalen via iDeal.
• Bijbetalen via een regeling van de werkgever.
• Er kan niet worden bijbetaald. De medewerker zal een goedkoper toestel moeten kiezen.

Uiteraard kan hierbij rekening worden gehouden met eventuele autorisaties. Zo kunnen we bijvoorbeeld regelen dat een bestelling pas wordt geaccepteerd wanneer deze is goedgekeurd door de manager. Naar wens kiest u er bijvoorbeeld ook voor om budgetten periodiek te laten groeien. Een medewerker spaart dan voor een nieuw budget. Na een gegeven periode kan er dan door de medewerker een nieuw toestel worden aangeschaft. Heeft u dus bepaalde regelingen die u graag doorgevoerd zou zien? Laat het ons vooral weten!

PHC kan vervolgens voor de levering van de apparatuur zorgen, bijvoorbeeld:

• Afhalen bij PHC.
• Levering op klantlocatie.
• Levering op privélocatie.

Hierbij kan er – net als bij een reguliere webshop - rekening gehouden worden met uw telecombeleid. Op deze manier hoeft u als werkgever geen aparte administratie meer bij te houden over welke medewerkers het telecombeleid hebben geaccepteerd en wie niet.

Kortom, PHC ontlast uw onderneming in alle onderdelen van het proces!